Tách một thửa đất thành nhiều thửa nhỏ hơn, hoặc gộp nhiều thửa liền kề thành một thửa, là một thủ tục đăng ký đất đai riêng — hồ sơ, nơi nộp và thời hạn khác với thủ tục sang tên khi chuyển nhượng nguyên thửa. Trang này hướng dẫn hồ sơ, nơi nộp, thời hạn, chi phí và những lỗi thường khiến hồ sơ tách thửa, hợp thửa bị trả lại.
Ai cần đọc trang này
Trang này dành cho người sử dụng đất muốn tách một thửa đất thành nhiều thửa nhỏ hơn — để bán một phần, chia đất cho các con, hoặc tách riêng phần đất ở — hoặc muốn hợp (gộp) hai thửa đất liền kề cùng chủ sử dụng thành một thửa. Đây là thủ tục đăng ký đất đai riêng, khác đăng ký biến động khi chuyển nhượng nguyên trạng một thửa đất.
Điều kiện đầu tiên: thửa đất sau khi tách phải đạt diện tích, kích thước tối thiểu do tỉnh Ninh Bình quy định (nêu cụ thể ở mục “Lỗi thường gặp” bên dưới); không đạt mức này thì hồ sơ không được chấp nhận. Nếu tách thửa để chuyển nhượng hoặc tặng cho phần diện tích mới tách, phần đó còn phải đủ điều kiện chuyển nhượng, tặng cho theo Luật Đất đai số 31/2024/QH15: có Giấy chứng nhận, đất không tranh chấp hoặc tranh chấp đã giải quyết xong, không bị kê biên thi hành án, còn thời hạn sử dụng đất, không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời — xem thêm thủ tục mua bán, chuyển nhượng nhà đất cho bước công chứng sau khi tách xong. Chưa chắc trường hợp của mình thuộc phạm vi trang này, gọi 0913.529.070 để được tư vấn.
Giấy tờ phải chuẩn bị
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ thủ tục tách thửa đất, hợp thửa đất gồm:
- Đơn đề nghị tách thửa đất, hợp thửa đất theo Mẫu số 01/ĐK.
- Bản vẽ tách thửa đất, hợp thửa đất theo Mẫu số 02/ĐK, do Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh, hoặc đơn vị đo đạc có giấy phép hành nghề lập.
- Giấy chứng nhận đã cấp — bản gốc, hoặc bản sao kèm bản gốc để đối chiếu, hoặc bản sao có công chứng, chứng thực.
- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền thể hiện nội dung tách thửa, hợp thửa, nếu có.
Ngoài bốn mục trên, nơi tiếp nhận trên thực tế thường yêu cầu thêm giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực của người sử dụng đất — yêu cầu thực tế, không phải nội dung Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định cho hồ sơ này. Nếu tách, hợp thửa gắn với thay đổi người sử dụng đất, sau khi hoàn tất quý khách còn phải làm riêng thủ tục đăng ký biến động cho phần diện tích đổi chủ, không gộp chung vào hồ sơ này.
Nộp hồ sơ ở đâu
Hồ sơ tách thửa, hợp thửa có bốn cách nộp theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP: qua Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh nơi có đất, gửi dịch vụ bưu chính, hoặc nộp trên Cổng dịch vụ công.
Việc cấp Giấy chứng nhận mới cho từng thửa sau khi tách, hoặc cho thửa hợp nhất, theo Điều 136 khoản 2 Luật Đất đai, do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh thực hiện — không phải Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho đất chưa từng được cấp Giấy chứng nhận, theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP — thẩm quyền khác, không áp dụng cho tách thửa, hợp thửa đất đã có Giấy chứng nhận.
Vì thông tin địa chỉ, số điện thoại tiếp nhận tại phường Thành Nam có thể thay đổi theo thời gian, quý khách nên chủ động gọi 0913.529.070 trước khi đến nộp hồ sơ.
Các bước và thời hạn giải quyết
- Đo đạc, lập bản vẽ tách thửa hoặc hợp thửa (Mẫu số 02/ĐK) — do Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh, hoặc đơn vị đo đạc có giấy phép thực hiện.
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa hoặc Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh nơi có đất.
- Thẩm định hồ sơ — đối chiếu diện tích, kích thước từng thửa với mức tối thiểu do tỉnh quy định, đối chiếu bản vẽ với hồ sơ địa chính.
- Cấp Giấy chứng nhận mới cho từng thửa sau khi tách, hoặc thửa đã hợp nhất.
- Nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ.
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thời hạn giải quyết tách thửa, hợp thửa đất là không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ (không tính thời gian đo đạc nếu tự thuê đơn vị đo đạc trước khi nộp hồ sơ). Đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn được cộng thêm 10 ngày làm việc.
Nếu việc tách, hợp thửa gắn với chuyển nhượng hoặc tặng cho một phần diện tích, sau khi có Giấy chứng nhận cho thửa mới, quý khách còn phải nộp thêm hồ sơ đăng ký biến động riêng, thời hạn riêng — xem các thủ tục nhà đất thường gặp cho bước sang tên tiếp theo.
Chi phí phải nộp
- Chi phí đo đạc, lập bản vẽ: do đơn vị đo đạc thu theo hợp đồng dịch vụ, tuỳ diện tích, địa hình — không phải khoản thu của Nhà nước.
- Tiền sử dụng đất khi tách thửa có chuyển mục đích sử dụng đất: nếu thửa tách ra phải chuyển mục đích (ví dụ đất nông nghiệp sang đất ở), theo Nghị định 103/2024/NĐ-CP, tiền sử dụng đất phát sinh bằng tiền sử dụng đất của loại đất mới trừ tiền sử dụng đất hoặc tiền thuê đất của loại đất cũ, nếu có. Chỉ áp dụng khi có chuyển mục đích; tách thửa giữ nguyên mục đích không phát sinh khoản này.
- Phí thẩm định hồ sơ và lệ phí cấp Giấy chứng nhận: do Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Bình quy định, mức thu tuỳ diện tích, loại đất, số thửa mới cấp giấy. Liên hệ Bộ phận Một cửa, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc gọi 0913.529.070 để biết mức thu hiện hành.
- Lệ phí trước bạ: bản thân tách, hợp thửa không phát sinh lệ phí trước bạ nếu người sử dụng đất không đổi. Nếu gắn với chuyển nhượng, tặng cho một phần diện tích, phần đó nộp lệ phí trước bạ theo thủ tục đăng ký biến động riêng, mức 0,5% theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP, tương tự thủ tục sang tên sau chuyển nhượng.
Lỗi thường gặp làm hồ sơ bị trả lại
- Thửa đất sau khi tách không đạt diện tích, kích thước tối thiểu do tỉnh Ninh Bình quy định. Theo Quyết định 192/2025/QĐ-UBND (áp dụng từ 01/01/2026), đất ở tại phường: diện tích từ 40 m², chiều rộng và chiều sâu từ 3,5 m; đất ở tại xã: diện tích từ 60 m², chiều rộng và chiều sâu từ 4,0 m. Hồ sơ không đạt mức này bị trả lại theo Điều 7 khoản 3 điểm a Nghị định 101/2024/NĐ-CP.
- Thửa đất sau khi tách không có lối đi ra đường giao thông hoặc lối đi chung — yêu cầu thường gặp khi thẩm định bản vẽ, nên kiểm tra kỹ hiện trạng lối đi trước khi thuê đo đạc.
- Đất đang thế chấp mà chưa có ý kiến của bên nhận thế chấp — Giấy chứng nhận thường do ngân hàng giữ, cần làm việc trước với ngân hàng trước khi nộp hồ sơ.
- Đất đang có tranh chấp hoặc bị kê biên để bảo đảm thi hành án — nếu tách thửa gắn với chuyển nhượng, tặng cho một phần, đây là vi phạm điều kiện chuyển nhượng theo Luật Đất đai, phần đó không thể sang tên.
- Bản vẽ tách thửa, hợp thửa không khớp hiện trạng — sai lệch ranh giới, mốc giới so với thực địa hoặc thửa liền kề, cơ quan đăng ký yêu cầu đo đạc lại.
- Hồ sơ thiếu văn bản của cơ quan có thẩm quyền khi pháp luật yêu cầu, hoặc Giấy chứng nhận nộp không đúng hình thức — không phải bản gốc, không công chứng, chứng thực, không kèm bản gốc đối chiếu.
Nên kiểm tra tình trạng pháp lý thửa đất và trao đổi trước với đơn vị đo đạc về ranh giới, lối đi trước khi nộp hồ sơ. Văn phòng công chứng Hoàng Anh không làm thay thủ tục này, nhưng tư vấn điều kiện, giấy tờ liên quan khi quý khách công chứng văn bản đi kèm.
Căn cứ pháp lý
- Luật Đất đai số 31/2024/QH15 — Điều 45 khoản 1 (điều kiện chuyển nhượng, tặng cho, áp dụng khi tách thửa gắn với chuyển nhượng, tặng cho một phần), Điều 136 khoản 2 (thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận).
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP — Điều 7 (hồ sơ, trình tự tách thửa, hợp thửa), Điều 21 (nơi nộp hồ sơ), Điều 22 khoản 4, khoản 10 (thời hạn).
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP — thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, phân biệt với tách thửa, hợp thửa.
- Nghị định 103/2024/NĐ-CP — Điều 8 (tiền sử dụng đất khi tách thửa có chuyển mục đích sử dụng đất).
- Quyết định 192/2025/QĐ-UBND ngày 31/12/2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình — Điều 4 khoản 2 điểm a (diện tích, kích thước tối thiểu tách thửa đất ở tại phường và xã, áp dụng từ 01/01/2026, thay thế quyết định của ba tỉnh cũ).
Quý khách có nhu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho phần diện tích sau khi tách thửa xem thêm thủ tục mua bán, chuyển nhượng nhà đất hoặc toàn bộ các thủ tục nhà đất thường gặp. Có thể gọi tổng đài 0913.529.070 để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp.
Cập nhật ngày: 10/9/2026. Thông tin mang tính hướng dẫn chung; từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ văn phòng.