Ký xong hợp đồng chuyển nhượng tại văn phòng công chứng chưa có nghĩa là thửa đất đã đứng tên người mua. Đó mới chỉ là bước công chứng hợp đồng; bước tiếp theo — đăng ký biến động để sang tên trên Giấy chứng nhận — phải được thực hiện riêng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trang này hướng dẫn hồ sơ, nơi nộp, thời hạn và chi phí của bước sang tên đó.
Ai cần đọc trang này
Trang này dành cho bên mua, bên bán vừa công chứng xong hợp đồng chuyển nhượng, mua bán, tặng cho nhà đất và đang chuẩn bị đi đăng ký sang tên. Nhiều khách hàng lầm tưởng công chứng hợp đồng là đã xong toàn bộ thủ tục, trong khi đây là hai việc tách biệt: công chứng hợp đồng do văn phòng công chứng thực hiện; đăng ký biến động, cấp Giấy chứng nhận mới do cơ quan đăng ký đất đai thực hiện, và người dân phải tự nộp hồ sơ hoặc uỷ quyền cho dịch vụ khác nộp thay.
Theo Luật Đất đai số 31/2024/QH15, người sử dụng đất chỉ được chuyển nhượng khi có đủ điều kiện: có Giấy chứng nhận; đất không tranh chấp hoặc tranh chấp đã được giải quyết bằng bản án, quyết định có hiệu lực; không bị kê biên để bảo đảm thi hành án; còn trong thời hạn sử dụng đất; và không bị áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời. Người đang chậm hoặc ghi nợ nghĩa vụ tài chính với Nhà nước phải hoàn thành nghĩa vụ đó trước khi chuyển nhượng. Thiếu một điều kiện, hợp đồng không thể công chứng và hồ sơ sang tên sau đó cũng bị từ chối. Đất đang thế chấp ngân hàng có cách xử lý riêng, không thuộc phạm vi trang này. Xem thêm thủ tục mua bán, chuyển nhượng nhà đất hoặc gọi 0913.529.070 nếu chưa chắc chắn.
Giấy tờ phải chuẩn bị
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký biến động do nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất gồm:
- Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 11/ĐK.
- Bản chính Giấy chứng nhận đã cấp cho bên chuyển nhượng.
- Hợp đồng chuyển nhượng đã công chứng — bản chính hoặc bản sao có chứng thực tuỳ yêu cầu nơi tiếp nhận.
- Văn bản về việc đại diện, nếu nộp hồ sơ qua người đại diện.
Ngoài bốn mục trên, nơi tiếp nhận trên thực tế thường yêu cầu thêm giấy tờ tuỳ thân còn hiệu lực của bên nhận chuyển nhượng và tờ khai thuế thu nhập cá nhân, tờ khai lệ phí trước bạ để xác định nghĩa vụ tài chính — đây là yêu cầu thực tế, không phải nội dung Nghị định 101/2024/NĐ-CP quy định cho hồ sơ này. Nên chuẩn bị dư vài bộ bản sao có chứng thực để tránh phải bổ sung nhiều lần.
Nộp hồ sơ ở đâu
Đây là điểm dễ nhầm lẫn nhất. Từ ngày 01/7/2025, cả nước bỏ cấp huyện; nhiều hướng dẫn cũ vẫn nói nộp tại UBND cấp huyện đã không còn đúng thẩm quyền hiện hành.
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký biến động được nộp tại Bộ phận Một cửa theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, hoặc qua dịch vụ bưu chính, hoặc trên Cổng dịch vụ công. Quý khách tại tỉnh Ninh Bình nộp tại Bộ phận Một cửa nơi có đất, hoặc trực tiếp tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai phụ trách địa bàn.
Về cơ quan xác nhận và cấp Giấy chứng nhận mới: theo Điều 136 khoản 2 Luật Đất đai số 31/2024/QH15, việc này do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện — không phải Chủ tịch UBND cấp xã. Thẩm quyền này không đổi khi bỏ cấp huyện, vì Văn phòng đăng ký đất đai vốn không phải cơ quan hành chính cấp huyện. Chủ tịch UBND cấp xã chỉ có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho đất chưa từng được cấp Giấy chứng nhận theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP — khác với trường hợp sang tên do chuyển nhượng đang nói ở đây.
Địa chỉ, số điện thoại tiếp nhận cụ thể tại phường Thành Nam có thể thay đổi; nên gọi trước 0913.529.070 hoặc hỏi Bộ phận Một cửa để xác nhận nơi nộp trước khi đến.
Các bước và thời hạn giải quyết
- Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa hoặc Văn phòng đăng ký đất đai/Chi nhánh nơi có đất.
- Thực hiện nghĩa vụ tài chính — cơ quan thuế xác định thuế thu nhập cá nhân, lệ phí trước bạ phải nộp hoặc số tiền được miễn; người nộp thuế nộp tiền và giữ biên lai.
- Cơ quan đăng ký đất đai thẩm định hồ sơ, đối chiếu Giấy chứng nhận, hợp đồng và cơ sở dữ liệu đất đai.
- Xác nhận biến động hoặc cấp Giấy chứng nhận mới đứng tên bên nhận chuyển nhượng, do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh thực hiện.
- Nhận kết quả tại nơi đã nộp hồ sơ hoặc theo hình thức đã đăng ký.
Theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thời hạn giải quyết đăng ký biến động và cấp Giấy chứng nhận đối với chuyển nhượng là không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, không tính thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính của người dân. Đối với xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, thời hạn được cộng thêm 10 ngày làm việc.
Ngoài thời hạn giải quyết của cơ quan nhà nước, Luật Đất đai còn quy định người sử dụng đất phải đăng ký biến động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có biến động. Nên nộp hồ sơ sớm, tránh quá thời hạn này.
Chi phí phải nộp
- Thuế thu nhập cá nhân: cá nhân cư trú chuyển nhượng bất động sản chịu thuế bằng 2% giá chuyển nhượng ghi trên hợp đồng, hoặc theo Bảng giá đất nếu không xác định được giá hợp đồng. Thu nhập từ chuyển nhượng nhà ở, đất ở của người chỉ có một nhà ở, đất ở duy nhất tại Việt Nam được miễn thuế.
- Lệ phí trước bạ: theo Nghị định 10/2022/NĐ-CP, mức thu là 0,5% giá tính lệ phí trước bạ đối với đất (theo Bảng giá đất) và nhà (theo giá do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định).
- Miễn thuế, miễn lệ phí trước bạ giữa người thân: nếu thực chất là tặng cho giữa vợ chồng; cha mẹ đẻ với con đẻ; cha mẹ nuôi với con nuôi; cha mẹ chồng với con dâu; cha mẹ vợ với con rể; ông bà nội, ông bà ngoại với cháu; anh, chị, em ruột với nhau, thì được miễn cả hai khoản.
- Phí thẩm định hồ sơ và lệ phí cấp Giấy chứng nhận: do Hội đồng nhân dân tỉnh Ninh Bình quy định, mức thu có thể khác nhau tuỳ diện tích, loại đất. Liên hệ Bộ phận Một cửa, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi nộp hồ sơ, hoặc gọi 0913.529.070, để biết mức thu hiện hành.
Đất đang ghi nợ tiền sử dụng đất hoặc chậm nghĩa vụ tài chính khác với Nhà nước phải hoàn thành trước khi chuyển nhượng; khoản nợ này cần thanh toán trong quá trình sang tên.
Lỗi thường gặp làm hồ sơ bị trả lại
- Sai lệch thông tin nhân thân giữa giấy tờ tuỳ thân hiện tại và Giấy chứng nhận hoặc hợp đồng đã công chứng (đổi từ chứng minh nhân dân sang căn cước công dân, chưa cập nhật sau kết hôn, ly hôn).
- Thiếu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của bên chuyển nhượng tại thời điểm được cấp Giấy chứng nhận, dẫn đến thiếu chữ ký của vợ hoặc chồng trên hợp đồng.
- Nộp tờ khai thuế, lệ phí trước bạ quá hạn, hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi nộp hồ sơ đăng ký biến động.
- Đất đang có tranh chấp hoặc bị kê biên để bảo đảm thi hành án tại thời điểm nộp hồ sơ — vi phạm điều kiện chuyển nhượng theo Luật Đất đai, hồ sơ sẽ bị từ chối hoặc dừng giải quyết.
- Diện tích, hình dạng thửa đất thực tế lệch so với Giấy chứng nhận đã cấp, khiến cơ quan đăng ký yêu cầu đo đạc lại trước khi xác nhận sang tên.
- Hợp đồng chuyển nhượng nộp kèm hồ sơ không phải bản đã công chứng hợp lệ, hoặc bản sao không chứng thực, khiến cơ quan đăng ký không đủ căn cứ xác nhận chuyển quyền.
Để tránh các lỗi trên, nên rà soát giấy tờ tuỳ thân, tình trạng hôn nhân và pháp lý thửa đất ngay khi đến công chứng hợp đồng tại văn phòng công chứng Hoàng Anh.
Căn cứ pháp lý
- Luật Đất đai số 31/2024/QH15 — Điều 45 khoản 1 (điều kiện chuyển nhượng), Điều 45 khoản 5 (hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi chuyển nhượng đối với đất đang ghi nợ), Điều 133 khoản 3 (thời hạn đăng ký biến động), Điều 136 khoản 2 (thẩm quyền xác nhận biến động, cấp Giấy chứng nhận).
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP — Điều 21 (nơi nộp hồ sơ), Điều 22 (thời hạn giải quyết), Điều 29, Điều 30 (hồ sơ đăng ký biến động do chuyển nhượng).
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP — thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho Chủ tịch UBND cấp xã, phân biệt với đăng ký biến động.
Quý khách có nhu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng tham khảo thêm thủ tục mua bán, chuyển nhượng nhà đất hoặc xem toàn bộ các thủ tục nhà đất thường gặp. Trước khi chuẩn bị hồ sơ, quý khách có thể gọi tổng đài 0913.529.070 để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp.
Cập nhật ngày: 10/9/2026. Thông tin mang tính hướng dẫn chung; từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ văn phòng.