Nhiều người nhầm rằng công chứng hợp đồng nhà đất là xong toàn bộ thủ tục. Thực ra có hai việc tách biệt: công chứng hợp đồng (mua bán, tặng cho, thế chấp…) được thực hiện tại văn phòng công chứng; và đăng ký đất đai (sang tên trên Giấy chứng nhận, cấp Giấy chứng nhận mới) được thực hiện sau đó tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Văn phòng công chứng Hoàng Anh hỗ trợ soạn thảo, công chứng hợp đồng và tư vấn hồ sơ; việc nộp và giải quyết hồ sơ đăng ký đất đai do chính quý khách thực hiện tại cơ quan nhà nước theo hướng dẫn dưới đây.
Thay đổi lớn từ ngày 01/7/2025
Từ ngày 01/7/2025, cả nước chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp: cấp tỉnh và cấp xã, không còn cấp huyện. Thay đổi này kéo theo hai điểm cần phân biệt rõ, vì nhiều nơi đang viết gộp làm một, dẫn đến hướng dẫn sai cho người dân.
Thứ nhất, về cấp Giấy chứng nhận lần đầu (đất chưa từng được cấp Giấy chứng nhận): trước ngày 01/7/2025, thẩm quyền này thuộc UBND cấp huyện — cấp hành chính đã bỏ khi cả nước chuyển sang mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2025 thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận lần đầu cho hộ gia đình, cá nhân được chuyển giao cho Chủ tịch UBND cấp xã.
Thứ hai, về đăng ký biến động — tức là sang tên do chuyển nhượng, do thừa kế, tách thửa, hoặc cấp lại Giấy chứng nhận bị mất khi đất đã có Giấy chứng nhận từ trước: cơ quan xác nhận thay đổi và cấp Giấy chứng nhận mới vẫn là Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo Điều 136 khoản 2 Luật Đất đai 2024, không phải Chủ tịch UBND cấp xã. Thẩm quyền này không thay đổi khi bỏ cấp huyện, vì Văn phòng đăng ký đất đai vốn không phải là cơ quan hành chính cấp huyện. Hồ sơ đăng ký biến động được nộp tại Bộ phận Một cửa theo quy định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc trực tiếp tại Văn phòng đăng ký đất đai, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất.
Nói ngắn gọn: đất chưa có sổ thì làm thủ tục cấp lần đầu, do Chủ tịch UBND cấp xã cấp; đất đã có sổ mà cần sang tên, tách thửa hay cấp lại do mất thì đó là đăng ký biến động, do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh giải quyết. Năm thủ tục thường gặp dưới đây đều thuộc nhóm đăng ký biến động.
Các thủ tục thường gặp
- Sang tên sổ đỏ khi mua bán, chuyển nhượng — hồ sơ, thời hạn và chi phí khi bên mua, bên bán làm thủ tục sang tên sau khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng.
- Sang tên sổ đỏ do thừa kế — thủ tục đăng ký biến động khi người thừa kế nhận nhà đất theo di chúc hoặc theo pháp luật.
- Tách thửa đất — điều kiện diện tích tối thiểu, hồ sơ và thời hạn giải quyết khi tách một thửa đất thành nhiều thửa.
- Cấp lại sổ đỏ bị mất — hồ sơ và trình tự niêm yết khi Giấy chứng nhận bị mất, không cần trình báo công an.
- Chuyển nhượng nhà đất đang thế chấp ngân hàng — điều kiện phải có văn bản đồng ý của ngân hàng, và hai cách hợp pháp để xử lý.
Căn cứ pháp lý
- Luật Đất đai số 31/2024/QH15
- Nghị định 101/2024/NĐ-CP về đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
- Nghị định 151/2025/NĐ-CP về phân định thẩm quyền chính quyền địa phương hai cấp trong lĩnh vực đất đai
- Nghị định 103/2024/NĐ-CP về tiền sử dụng đất, tiền thuê đất
- Lệ phí, thuế liên quan đến nhà đất
- Toàn bộ văn bản pháp luật đã tra cứu
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, quý khách có thể gọi tổng đài 0913.529.070 để được tư vấn cụ thể theo từng trường hợp.
Cập nhật ngày: 10/9/2026. Thông tin mang tính hướng dẫn chung; từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ văn phòng.