Thiếu chữ ký của một người bắt buộc phải ký thì hợp đồng nhà đất không thể công chứng được, dù các bên còn lại đã đồng ý và đã chuẩn bị đủ giấy tờ. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến hồ sơ bị dừng giữa chừng ngay tại văn phòng công chứng. Trước khi hẹn ký, cần xác định rõ liệu tài sản có phải là chung của vợ chồng, có phải đất cấp cho hộ gia đình, hay trong số các bên có người chưa đủ 18 tuổi hoặc mất năng lực hành vi dân sự — vì mỗi trường hợp đòi hỏi thêm người cùng ký khác nhau.
Tài sản chung của vợ chồng
Nhà đất được vợ hoặc chồng tạo lập, được tặng cho chung, hoặc mua bằng thu nhập có được trong thời kỳ hôn nhân, về nguyên tắc là tài sản chung của vợ chồng, cho dù Giấy chứng nhận chỉ ghi tên một người. Theo Luật Hôn nhân và Gia đình, việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung phải do vợ chồng thoả thuận; với bất động sản, việc định đoạt — bán, tặng cho, thế chấp — phải có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai người.
Vì vậy, khi công chứng hợp đồng chuyển nhượng hay tặng cho nhà đất là tài sản chung, cả vợ và chồng đều phải cùng ký, kể cả khi Giấy chứng nhận chỉ đứng tên một người. Trường hợp muốn khẳng định đây là tài sản riêng của một bên (có trước hôn nhân, hoặc được tặng cho, thừa kế riêng và không nhập vào tài sản chung), cần có giấy tờ chứng minh nguồn gốc rõ ràng; nếu không, công chứng viên vẫn yêu cầu cả hai vợ chồng cùng ký để bảo đảm an toàn cho giao dịch. Quý khách có thể tham khảo thêm tại trang công chứng thoả thuận tài sản vợ chồng nếu cần xác nhận trước tài sản riêng, tài sản chung.
Đất cấp cho hộ gia đình
Nhiều Giấy chứng nhận cũ ghi “Hộ ông” hoặc “Hộ bà” kèm tên một người — đây không phải tài sản riêng của người đó, mà là quyền sử dụng đất chung của các thành viên trong hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất tại thời điểm được Nhà nước giao đất hoặc công nhận quyền sử dụng đất, dù người đó có đứng tên đại diện. Khi chuyển nhượng, tặng cho hoặc thế chấp loại đất này, hợp đồng phải có sự đồng ý và chữ ký của tất cả thành viên hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất, không chỉ người đứng tên trên Giấy chứng nhận.
Đây là tình huống dễ bị bỏ sót nhất trong thực tế, vì sổ hộ khẩu tại thời điểm cấp đất có thể đã thay đổi rất nhiều: có người đã tách hộ đi nơi khác, có người đã qua đời và để lại phần quyền cho người thừa kế, có người khi đó còn nhỏ nay đã trưởng thành. Trước khi hẹn công chứng, các bên nên rà soát lại danh sách thành viên hộ gia đình tại thời điểm được cấp đất, tránh việc đến ngày ký mới phát hiện thiếu người, phải hoãn lịch.
Có người chưa đủ 18 tuổi hoặc mất năng lực hành vi dân sự
Người chưa đủ 18 tuổi (người chưa thành niên) và người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự không tự mình xác lập được giao dịch định đoạt tài sản có giá trị lớn như nhà đất. Việc ký hợp đồng liên quan đến quyền của những người này phải thông qua người đại diện theo pháp luật — thường là cha, mẹ đối với con chưa thành niên — hoặc thông qua người giám hộ đã được xác lập theo quy định, kèm văn bản chứng minh quan hệ đại diện hoặc giám hộ đó.
Công chứng viên sẽ xem xét việc định đoạt tài sản có phù hợp với quyền lợi hợp pháp của người chưa thành niên hoặc người được giám hộ hay không trước khi công chứng, vì đây là loại giao dịch pháp luật đặc biệt lưu ý bảo vệ. Những trường hợp này thường phức tạp hơn giao dịch thông thường, quý khách nên gọi 0913.529.070 để được hướng dẫn cụ thể trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Khi một người không đến được thì làm thế nào
Người bắt buộc phải ký — vợ, chồng, hoặc một thành viên hộ gia đình — không nhất thiết phải trực tiếp có mặt nếu đã lập văn bản uỷ quyền hợp pháp cho người khác ký thay. Văn bản uỷ quyền phải được công chứng hoặc chứng thực, nêu rõ phạm vi uỷ quyền đúng với giao dịch cụ thể, có thời hạn rõ ràng, để tránh bị từ chối khi sử dụng.
Nếu người cần uỷ quyền đang ở tỉnh khác, có thể lập uỷ quyền tại một tổ chức hành nghề công chứng nơi mình đang có mặt rồi gửi văn bản về cho bên còn lại. Nếu người đó đang ở nước ngoài, cách xử lý khác hơn một chút, quý khách gọi 0913.529.070 để được tư vấn phù hợp. Quý khách cũng có thể xem thêm hai hình thức uỷ quyền tại trang công chứng uỷ quyền.
Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân
Để xác định đúng ai bắt buộc phải cùng ký, công chứng viên cần các bên mang theo giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân tương ứng với từng trường hợp:
- Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn — chứng minh quan hệ vợ chồng khi tài sản là tài sản chung.
- Giấy tờ xác nhận thông tin về cư trú tại thời điểm cấp đất — chứng minh ai là thành viên hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất, đối với đất cấp cho hộ gia đình.
- Giấy khai sinh — chứng minh quan hệ cha, mẹ với con chưa thành niên khi cha, mẹ ký thay hoặc đồng ý cho con định đoạt tài sản.
- Văn bản xác lập việc giám hộ — đối với người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người chưa thành niên không còn cha, mẹ.
- Văn bản uỷ quyền đã công chứng — nếu người bắt buộc phải ký không trực tiếp có mặt.
Thiếu một trong các giấy tờ này, công chứng viên không có cơ sở để xác định đầy đủ những ai phải cùng ký, và thường phải yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian so với dự kiến. Quý khách nên chuẩn bị trước và có thể liên hệ để được kiểm tra hồ sơ sớm, tránh việc đến ngày hẹn mới phát hiện thiếu người ký hoặc thiếu giấy tờ chứng minh. Danh mục giấy tờ đầy đủ theo từng loại hợp đồng, quý khách xem thêm tại thủ tục mua bán, chuyển nhượng nhà đất.
Nếu chưa chắc tài sản của mình có thuộc diện phải có thêm người cùng ký hay không, quý khách vui lòng gọi 0913.529.070 để được kiểm tra trước khi hẹn ngày công chứng, tránh mất công đi lại nhiều lần. Việc nộp hồ sơ đăng ký sang tên sau khi công chứng do các bên tự thực hiện tại cơ quan đăng ký đất đai, văn phòng không thay mặt làm thủ tục này.
Cập nhật ngày: 11/9/2026. Thông tin mang tính hướng dẫn chung; từng trường hợp cụ thể quý khách vui lòng liên hệ văn phòng để được tư vấn chính xác.