Thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà, thuê quyền sử dụng đất

Văn phòng công chứng Hoàng Anh thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng thuê nhà ở, thuê mặt bằng, thuê quyền sử dụng đất tại văn phòng, trong giờ hành chính, ngoài giờ hành chính, tại trụ sở văn phòng, ngoài trụ sở… uy tín – linh hoạt và nhanh chóng theo trình tự sau:

Hợp đồng thuê nhà đất có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc. Điểm b khoản 3 Điều 27 Luật Đất đai 2024 xếp hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất vào nhóm được công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên, khác với hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất — những loại này bắt buộc công chứng hoặc chứng thực theo điểm a cùng khoản. Với nhà ở, Điều 164 Luật Nhà ở 2023 cũng quy định hợp đồng thuê nhà ở không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu.

Vậy vì sao nhiều người vẫn đưa hợp đồng thuê đi công chứng? Vì công chứng viên kiểm tra tư cách bên cho thuê trước khi ký: người ngồi ký có đúng là chủ sử dụng đất, tài sản có đang thế chấp hay tranh chấp, người ký thay có giấy uỷ quyền hợp lệ hay không — những thứ bên thuê rất khó tự xác minh, nhất là khi phải đặt cọc và đầu tư sửa chữa mặt bằng.

Giấy tờ bên cho thuê cần cung cấp

1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (bản gốc).

*Trường hợp bên cho thuê là hai vợ chồng, cần có thêm các giấy tờ sau:

2. Căn cước công dân (hoặc Căn cước) hoặc hộ chiếu (cả vợ và chồng)

3. Giấy tờ xác nhận thông tin về cư trú (cả vợ và chồng)

4. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân

*Trường hợp bên cho thuê là một người, cần có các giấy tờ sau:

1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu từ trước tới nay sống độc thân)

2. Bản án ly hôn kèm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu đã ly hôn)

3. Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng kèm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (nếu vợ hoặc chồng đã chết trước khi có tài sản)

4. Giấy tờ chứng minh tài sản riêng do được tặng cho riêng, được thừa kế riêng hoặc có thoả thuận, bản án phân chia tài sản (hợp đồng tặng cho, văn bản khai nhận thừa kế, thoả thuận phân chia, bản án phân chia tài sản)

5. Hợp đồng uỷ quyền cho thuê (nếu có)

*Trường hợp bên cho thuê là pháp nhân, cần có các giấy tờ sau:

1. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất

2. Quyết định thành lập pháp nhân hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu pháp nhân (người đại diện theo pháp luật), hoặc giấy tờ uỷ quyền đại diện nếu người ký là người được uỷ quyền

4. Căn cước công dân (hoặc Căn cước), hộ chiếu (nếu là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài) của người đại diện

5. Điều lệ công ty (tuỳ từng trường hợp mà yêu cầu)

Giấy tờ bên thuê cần cung cấp

1. Căn cước công dân (hoặc Căn cước) hoặc hộ chiếu của bên thuê (cả vợ và chồng nếu bên thuê là hai vợ chồng)

2. Giấy tờ xác nhận thông tin về cư trú của bên thuê

3. Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân (nếu bên thuê là hai vợ chồng)

4. Trường hợp bên thuê là pháp nhân: Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật hoặc giấy uỷ quyền đại diện; Căn cước công dân (hoặc Căn cước), hộ chiếu của người đại diện; Điều lệ công ty (tuỳ từng trường hợp mà yêu cầu)

Những trường hợp văn phòng hướng dẫn trực tiếp

Các trường hợp dưới đây cần xem giấy tờ thực tế mới trả lời được, quý khách nên gọi trước khi đến:

• Nhà đất đứng tên hộ gia đình, cần xác định những ai phải tham gia ký
• Nhà đất đang thế chấp tại ngân hàng — cho thuê khi đang thế chấp phải xem hợp đồng thế chấp có hạn chế gì và ngân hàng có yêu cầu gì
• Thuê lại, tức bên cho thuê không phải chủ sử dụng đất mà là người đang thuê
• Thuê mặt bằng trong dự án, trung tâm thương mại, khu công nghiệp
• Một trong hai bên là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài, hoặc doanh nghiệp có vốn nước ngoài
• Thuê kèm tài sản là động sản (máy móc, thiết bị, phương tiện) — phần tài sản này theo thủ tục công chứng hợp đồng thuê động sản

Thực hiện thủ tục công chứng tại văn phòng

Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ (bản photo và bản gốc để đối chiếu); hồ sơ photo có thể nộp trực tiếp, gửi fax hoặc email.

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận kiểm tra hồ sơ và các điều kiện công chứng; nếu đủ điều kiện thì nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung, hoặc từ chối tiếp nhận nếu không đủ điều kiện công chứng theo luật định.

Bước 3: Ngay sau khi nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng. Bản soạn thảo được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát, rồi chuyển cho các bên đọc lại.

Bước 4: Các bên đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa thì ký, điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng theo hướng dẫn. Công chứng viên ký sau đó, hồ sơ chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu và trả hồ sơ.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp phí, thù lao công chứng và nhận các bản hợp đồng đã công chứng tại phòng trả hồ sơ. Mức phí tính theo tổng số tiền thuê của cả thời hạn thuê; quý khách có thể tự tính trước bằng công cụ tính phí công chứng.

Chú ý:

Trường hợp công chứng ngoài trụ sở: nếu người yêu cầu công chứng muốn ký hợp đồng ngoài trụ sở văn phòng thì thoả thuận trước với công chứng viên về lý do, địa điểm và thời gian để văn phòng sắp xếp.

Trường hợp người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hợp đồng: nếu đã tự soạn thảo, quý khách nộp bản thảo cho công chứng viên. Công chứng viên kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của hợp đồng; nếu phù hợp quy định thì hướng dẫn các bên ký, nếu chưa phù hợp thì bổ sung, sửa đổi rồi hẹn thời gian ký.

Xem thêm dịch vụ công chứng hợp đồng thuê nhà đất để biết văn phòng hỗ trợ được những gì trong từng tình huống cụ thể.